Ký ban hành văn bản

Ký thay: Được áp dụng ở các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng

Ký thay mặt: Được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

Ký thừa ủy quyền: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền

Ký thừa lệnh: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

Thẩm quyền ký tên trên văn bản hành chính theo quy định hiện hành

Đối với từng cơ quan, tổ chức tuỳ vào cách thức tổ chức và hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức đó thì thẩm quyền ký các văn bản hành chính ở các lĩnh vực khác nhau. Theo đó quy định pháp luật cụ thể tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Công tác văn thư quy định về ký và ban hành văn bản như sau:

- Trường hợp thẩm quyền ký kết văn bản hành chính tại cơ quan, tổ chức hoạt động và làm việc theo chế độ thủ trưởng. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. 

- Trường hợp thẩm quyền ký kết văn bản hành chính tại các cơ quan tổ chức hoạt động và làm việc theo chế độ tập thể. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. 

- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Như vậy trong tất cả các văn bản hành chính được ban hành trong các cơ quan tổ chức thẩm quyền ký kết các văn bản không chỉ tập trung vào một người. Để có thể linh hoạt trong thẩm quyền ký kết tránh trường hợp bất khả kháng người có thẩm quyền ký kết văn bản không thể ký thì vẫn có người khác ký để đảm bảo tính cấp thiết trong khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức đó.

Lưu ý: Bài viết này do các Luật sư thành viên CÔNG TY LUẬT TNHH DƯƠNG HẢI ĐĂNG thực hiện chỉ mang tính chất tham khảo và không nhằm mục đích thương mại. Các điều luật trong bài viết có hiệu lực thời điểm hiện tại (thực hiện bài viết) và có thể được sửa đổi/bổ sung.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nội dung trên hoặc vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số hotline: 0965.35.8118 hoặc email: luatduonghaidang@gmail.com để được giải đáp.